Муниципальная база данных формируется на основании заявлений и сведений, предоставляемых общеобразовательными учреждениями, учреждениями культуры, спорта и дополнительного образования Сладковского района, организациями, ответственными за проведение мероприятий или организацию участия в мероприятиях, входящих в перечень мероприятий муниципального, регионального, окружного, межрегионального, всероссийского и международного уровней, Экспертным советом.

Муниципальным куратором и оператором базы талантливых детей и молодежи является отдел культуры, спорта и работы с молодежью администрации Сладковского муниципального района.